Het organiseren van een schrijverskamp wordt vaak gezien als iets creatiefs en inspirerend, maar achter die ervaring schuilt een uitgebreid proces dat vraagt om structuur, besluitvorming en continue verbetering. Na drie edities van de GETAW is duidelijk geworden hoe sterk dit traject ons professioneel heeft gevormd en hoe een creatief idee zich heeft ontwikkeld tot een efficiënt en reproduceerbaar systeem.
Van concept naar werkbaar model
De GETAW begon als een concept in eind 2022 : Luuk, Yan & Betty die op Discord de mogelijkheden verkenden voor een schrijverskamp dat toegankelijk en inspirerend moest zijn voor een muzikale vriendengroep. De eerste gesprekken waren vooral verkennend en intuïtief. We wisten dat we iets wilden bouwen, maar nog niet hoe. In de maanden daarna onderzochten we systematisch alle haalbare opties: locaties, groepsgroottes, reisroutes, materiaalbehoeften, financiële structuren en creatieve invulling.
Het eerste jaar (nov 2023) functioneerde als een pilot. De kleine groep bood ruimte om te testen, evalueren en bij te sturen. Zonder het vooraf zo te plannen ontstond hier het basisstramien dat de ruggengraat zou worden van alle toekomstige edities.
Het ontwikkelende proces: van idee tot nazorg
Door de jaren heen ontwikkelden we een helder, steeds verder geoptimaliseerd proces:
- Ideefase – conceptontwikkeling, doelgroepen bepalen, mogelijkheden onderzoeken.
- Informatie verzamelen – intakevragen, locatie- en transportopties, kostenramingen, technische vereisten.
- Uitnodigingen en communicatie – duidelijk geformuleerde verwachtingen, deadlines, voorwaarden en instructies.
- Betalingen en administratie – financiële afspraken en kostenbeheer.
- De reis – planning van vervoer en tijdschema’s.
- Het event zelf – workflows, studio-indelingen, gezamenlijke momenten en ruimte voor creativiteit.
- Nazorg – enquêtes, data-analyse, feedback beoordelen, documenteren en evalueren voor de volgende editie.
Tussen elke stap vindt structureel overleg plaats. Wat begon als losse brainstorms groeide jaar na jaar uit tot een gestroomlijnd overlegproces. Onze vergaderingen transformeerden van open, chaotische sessies naar doelgerichte meetings met duidelijke agenda’s, besluitvorming en opvolging. Deze professionalisering is cruciaal geweest voor de schaalbaarheid van het project.
Groei, verantwoordelijkheid en groepsbegeleiding
De verdubbeling van het aantal deelnemers in het tweede jaar maakte deze processtructuur essentieel. Meerdere accommodaties, verschillende studio-opstellingen en een grotere diversiteit aan persoonlijkheden vroegen om een strakkere organisatie. We leerden dat groepscohesie geen vanzelfsprekendheid is; het vereist gerichte communicatie, gezamenlijke activiteiten en een omgeving die ontmoeting faciliteert.
Daarnaast groeide mijn persoonlijke rol binnen het creatieve domein. Van illustraties voor merchandise tot de ontwikkeling van folders en tijdens de afgelopen editie magazines: het creatieve deel werd een volwaardig onderdeel van de totale workflow.
Omgaan met complexiteit, verwachtingen en tegenslagen
Een schrijverskamp organiseren is meer dan logistiek en creativiteit. Het gaat ook om communicatieve verantwoordelijkheid. Denk aan betalingsafspraken, annuleringen en individuele verwachtingen. Omdat veel deelnemers ook bekenden of vrienden zijn, leerden we snel hoe belangrijk het is om duidelijke voorwaarden op te stellen en professioneel te blijven handelen.
Tegenslagen bleven niet uit. Sommige kwamen voort uit misverstanden, andere uit last-minute wijzigingen of onvoorziene omstandigheden. In deze uitdagingen leerden we feedback te scheiden van ruis: te herkennen wat waardevolle input is en wat niet bijdraagt aan het verbeteren van de ervaring. Die filtervaardigheid bleek essentieel om gefocust te blijven op het doel: het leveren van het best mogelijke schrijverskamp.
Beheer, data en continue verbetering
Naast de operationele taken namen administratieve onderdelen een steeds grotere rol in: enquêtes, formulieren, notulen en data-analyse. Door deze informatie gestructureerd te verwerken, konden we elk jaar betere keuzes maken en een ervaring creëren die aansluit op de behoeften van de groep.
Schaalvergroting: van meerdere huisjes naar één centrale locatie
Het derde jaar vormde een belangrijke mijlpaal: voor het eerst reisden we gezamenlijk met de bus naar Texel en verbleven we met de volledige groep in één grote villa. Deze schaalvergroting bracht nieuwe kansen én nieuwe uitdagingen met zich mee. De logistiek vroeg om intensievere afstemming, strakkere planning en een grotere financiële verantwoordelijkheid. De impact op de groepsdynamiek was echter duidelijk positief: de gezamenlijke reis versterkte de verbinding en zorgde voor een merkbaar krachtigere creatieve energie.
De locatie vroeg wel om nieuwe afwegingen. Waar we in eerdere edities in elk huisje een eigen studio konden inrichten, bood de villa door geluidsbeperkingen slechts ruimte voor twee studio-opstellingen. Deze beperking dwong ons tot een aangepaste workflow, maar leverde tegelijkertijd waardevolle inzichten op in het flexibel organiseren van productie-omgevingen binnen nieuwe omstandigheden.
Financiële verantwoordelijkheid als fundament
Zoals velen inmiddels weten, liggen de wortels van Lain Sayang Lain in de muziek. Vanuit die achtergrond zagen we steeds duidelijker hoe veel artiesten en andere creatievelingen tegen dezelfde belemmering aanlopen: het ontbreken van de financiële middelen om studio’s te huren, producers te betalen of simpelweg voldoende studiotijd te kunnen maken om ervaring op te doen. Deze realiteit maakte ons des te bewuster van het belang van een solide en transparante financiële structuur binnen onze eigen projecten.
Een project van deze omvang vraagt om een realistische en goed onderbouwde financiële aanpak. Van accommodaties tot vervoer, apparatuur en materialen: elk onderdeel moet passen binnen een duurzaam en verantwoord budget. We hebben geleerd dat creativiteit pas echt de ruimte krijgt wanneer de financiële basis stevig en overzichtelijk is. Tegelijkertijd beseffen we dat dit in de creatieve sector lang niet altijd vanzelfsprekend is — juist daarom voelt het des te belangrijker om dit aspect serieus en professioneel te blijven benaderen.
Conclusie: een project dat is uitgegroeid tot een systeem
Na drie edities staat de GETAW niet meer alleen voor een schrijverskamp, maar voor een volwassen proces dat continu leert, evalueert en verfijnt. Ondernemen binnen zo’n project betekent niet alleen creatieve keuzes maken, maar ook de gesprekken voeren die soms lastig lijken: over verwachtingen, grenzen, verantwoordelijkheden en beslissingen die invloed hebben op de groep.
We hebben geleerd hoe waardevol het is om alles te documenteren, om processen bewust waar te nemen en om patronen te herkennen voordat ze knelpunten worden. Even belangrijk is het vermogen om gemaakte keuzes opnieuw te beoordelen, fouten te erkennen en op tijd bij te sturen. Juist in dat voortdurende leerproces ontstaat groei — niet door perfectie, maar door transparantie, reflectie en de bereidheid om steeds opnieuw te verbeteren.
Elke editie bouwt voort op de data, inzichten en ervaringen van de vorige, en dat blijft de kracht van de GETAW: een project dat meebeweegt, leert en structureel sterker wordt.
Zoals de AW-slogan zegt: There is always another way.
En die andere weg blijft zichtbaar voor wie durft te evalueren, te verbeteren en verantwoordelijkheid te nemen.
Organiseren en creëren